회의 방법

회의 전 문서 작성

종이를 한 장 마련하고, 다음의 항목을 적어 내려간다.

  • 회의 제목을 적는다.
  • 회의의 목표를 적는다.
    • 퀘스트를 만든다고 생각하고, 회의의 성공 조건과 실패 조건을 적는다.
    • 반드시 참여해야 할 사람의 이름을 나열한다.
  • 회의에 필수적인 서브 퀘스트를 작성한다.
    • 회의중에 체크 표시, 추가 메모를 할 수 있게 공간을 마련해 둔다.
    • 서브 퀘스트의 논리적인 순서에도 신경을 쓴다.
    • 예) A 안건에 대해 의사결정을 해야 한다. (누구도 결정하지 못할 수 있으니 어떻게 결정할지도 정한다.)
    • 예) 기획자 B 님의 상황 설명을 들어야 한다.
  • 아래쪽에 액션 아이템이라 적고 충분히 비워둔다.

회의 진행

  • 회의를 시작할 때 위에서 작성한 종이를 복사해서 나눠준다.
  • 목표를 짧게 소개한다.
  • 서브 퀘스트를 하나씩 처리한다.
    • 해결된 서브 퀘스트 옆에는 체크 표시를 한다.
    • 회의중에 새롭게 해야 하는 일이 생기면 액션 아이템 섹션에 추가한다.
  • 서브 퀘스트를 모두 처리했다면 회의의 성공 조건을 만족했는지 평가한다.

성공 조건을 만족했다면 액션 아이템을 정리한다.

  • 액션 아이템 중에서 중복되었거나 불필요한 항목을 삭제한다.
  • 필요하다면 각 액션 아이템에 "중요", "긴급"과 같은 키워드를 추가한다.
  • 액션 아이템을 분배한다.

만약 성공 조건을 만족하지 못했다면 다음과 같이 한다.

  • 만족하지 못한 사안에 대해 어떻게 할 것인지를 결정한다.
  • 또는 추가 회의를 계획한다.

회의를 마친 후에

  • 내가 작성하고 체크한 종이를 정리한다.
  • 정리한 내용을 다른 사람들에게 이메일로 전송한다.
  • 액션 아이템을 실행한다.

더 좋은 회의가 될 수 있었을지 회고한다.

From: 비즈니스 학교에서 배운 101가지

  • 회의 일정표를 작성해서 3일에서 1주일 정도 미리 배부한다. 중요한 안건일수록 위쪽에 둔다. 참석자들에게 당신이 기대하고 있음을 알리면 그들도 준비를 할 것이다.
  • 회의의 격식에 따라 메모와 의사록 작성 및 시간 체크를 담당할 사람을 지정할지 고려하라.
  • 정해진 시간에 시작하라. 회의 일정표를 전체적으로 검토하고 변경할 내용이 있는지 묻는다. 참석자의 구성과 규모, 논의해야 할 안건, 그리고 그 외의 요인을 고려하며 회의 진행 규칙을 정한다. 예를 들어, 한 사람당 발언 시간을 2분으로 제한한다든지, 참석자는 한 사람도 빠짐없이 발언해야 한다는 등이다.
  • 회의 일정표를 따르고 주제에서 벗어나지 않는다. 참석자 전원의 참여와 토론을 적극적으로 유도하고, 미리 계획한 토론 외에는 한 번에 한 사람씩만 말하도록 한다.
  • 분명한 결론을 도출하고, 필요한 경우 토의 항목을 표결에 붙인다.
  • 회의 참석자들이 각자 행동으로 옮겨야 할 내용(해야 할 일, 다음 회의)의 개요를 짜고, 각자에게 할당된 과제를 짧게 요약해 반복한다.
  • 회의가 끝나면 회의 일정표와 유사한 포맷으로 회의록 또는 메모를 작성해 곧바로 배부한다. 회의에서 논의한 주요 논점과 도달한 결론을 기록하고, 의견, 질문, 수정, 부연 설명 등을 요구한다.1

From: 아마존처럼 회의하라

예를 들어, 내가 아마존에 입사했을 당시에는 대부분의 회사와 마찬가지로 파워포인트를 사용한 프레젠테이션이 많이 사용되었다. 그런데 5년 정도 지나자, 회장인 제프 베조스가 갑자기 '파워포인트 금지'라고 선언한 것이었다.

마침 서비스 지역이 확대되고 조직이 커지던 시기였다. 그때까지는 베조스도 프레젠테이션하는 사람의 얼굴을 직접 보고 자료 중에 불명확한 점이 있으면 바로 물어볼 수 있었다. 그런데 직원 수가 늘면서 사람의 얼굴과 이름을 전부 외울 수 없거나 항목별로 작성된 파워포인트의 행간을 제대로 읽어낼 수 없게 되었다. 그렇다면 말을 생략하지 말고 생각하는 것을 전부 설명하는 서술형narrative, 즉 문장으로 풀어 쓰는 것이 낫겠다고 생각했을 것이다. 2

  • 아마존에서는 회의 자료를 서술형식으로 작성한다는 규칙이 있다.
    • 종이로 인쇄해서 회의할 때 참석자들에게 나눠준다.
    • 미리 읽고 오지 않아도 된다. '그 자리에서 읽고 이해할 수 있는 문장으로 작성하는 것'이 자료 작성의 필수 조건이다.
  • 파워포인트를 사용하지 않는 이유
    • 파워포인트는 회의의 효율성을 떨어뜨린다.
    • 행간에 설명이 빠져 있으므로 자료만 봐서는 제대로 이해하지 못할 수도 있다.
    • 키워드를 나열해놓고 말로 설명하는 식이 때문에 자료의 정밀도가 떨어진다.
    • 서술형 자료는 누가 읽더라도 똑같은 정보를 얻을 수 있다.

참고문헌

  • 비즈니스학교에서 배운 101가지 / 마이클 프레이스, 매튜 프레더릭 공저 / 매튜 프레더릭 그림 / 곽재은 역 / 동녘 / 초판 1쇄 2011년 12월 23일
  • 아마존처럼 회의하라 / 사토 마사유키 저/류두진 역 / 반니 / 1판 2쇄 발행 2021년 04월 23일

주석

  1. 비즈니스학교에서 배운 101가지. 10쪽. 

  2. 아마존처럼 회의하라. 18쪽.