회의 방법

회의 전 문서 작성

종이를 한 장 마련하고, 다음의 항목을 적어 내려간다.

  • 회의 제목을 적는다.
  • 회의의 목표를 적는다.
    • 퀘스트를 만든다고 생각하고, 회의의 성공 조건과 실패 조건을 적는다.
    • 반드시 참여해야 할 사람의 이름을 나열한다.
  • 회의에 필수적인 서브 퀘스트를 작성한다.
    • 회의중에 체크 표시, 추가 메모를 할 수 있게 공간을 마련해 둔다.
    • 서브 퀘스트의 논리적인 순서에도 신경을 쓴다.
    • 예) A 안건에 대해 의사결정을 해야 한다. (누구도 결정하지 못할 수 있으니 어떻게 결정할지도 정한다.)
    • 예) 기획자 B 님의 상황 설명을 들어야 한다.
  • 아래쪽에 액션 아이템이라 적고 충분히 비워둔다.

회의 진행

  • 회의를 시작할 때 위에서 작성한 종이를 복사해서 나눠준다.
  • 목표를 짧게 소개한다.
  • 서브 퀘스트를 하나씩 처리한다.
    • 해결된 서브 퀘스트 옆에는 체크 표시를 한다.
    • 회의중에 새롭게 해야 하는 일이 생기면 액션 아이템 섹션에 추가한다.
  • 서브 퀘스트를 모두 처리했다면 회의의 성공 조건을 만족했는지 평가한다.

성공 조건을 만족했다면 액션 아이템을 정리한다.

  • 액션 아이템 중에서 중복되었거나 불필요한 항목을 삭제한다.
  • 필요하다면 각 액션 아이템에 "중요", "긴급"과 같은 키워드를 추가한다.
  • 액션 아이템을 분배한다.

만약 성공 조건을 만족하지 못했다면 다음과 같이 한다.

  • 만족하지 못한 사안에 대해 어떻게 할 것인지를 결정한다.
  • 또는 추가 회의를 계획한다.

회의를 마친 후에

  • 내가 작성하고 체크한 종이를 정리한다.
  • 정리한 내용을 다른 사람들에게 이메일로 전송한다.
  • 액션 아이템을 실행한다.

더 좋은 회의가 될 수 있었을지 회고한다.

From: 비즈니스 학교에서 배운 101가지

  • 회의 일정표를 작성해서 3일에서 1주일 정도 미리 배부한다. 중요한 안건일수록 위쪽에 둔다. 참석자들에게 당신이 기대하고 있음을 알리면 그들도 준비를 할 것이다.
  • 회의의 격식에 따라 메모와 의사록 작성 및 시간 체크를 담당할 사람을 지정할지 고려하라.
  • 정해진 시간에 시작하라. 회의 일정표를 전체적으로 검토하고 변경할 내용이 있는지 묻는다. 참석자의 구성과 규모, 논의해야 할 안건, 그리고 그 외의 요인을 고려하며 회의 진행 규칙을 정한다. 예를 들어, 한 사람당 발언 시간을 2분으로 제한한다든지, 참석자는 한 사람도 빠짐없이 발언해야 한다는 등이다.
  • 회의 일정표를 따르고 주제에서 벗어나지 않는다. 참석자 전원의 참여와 토론을 적극적으로 유도하고, 미리 계획한 토론 외에는 한 번에 한 사람씩만 말하도록 한다.
  • 분명한 결론을 도출하고, 필요한 경우 토의 항목을 표결에 붙인다.
  • 회의 참석자들이 각자 행동으로 옮겨야 할 내용(해야 할 일, 다음 회의)의 개요를 짜고, 각자에게 할당된 과제를 짧게 요약해 반복한다.
  • 회의가 끝나면 회의 일정표와 유사한 포맷으로 회의록 또는 메모를 작성해 곧바로 배부한다. 회의에서 논의한 주요 논점과 도달한 결론을 기록하고, 의견, 질문, 수정, 부연 설명 등을 요구한다.1

참고문헌

  • 비즈니스학교에서 배운 101가지 / 마이클 프레이스, 매튜 프레더릭 공저 / 매튜 프레더릭 그림 / 곽재은 역 / 동녘 / 초판 1쇄 2011년 12월 23일

주석

  1. 비즈니스학교에서 배운 101가지. 10쪽.